הפקת חשבונית בוואטסאפ: איך זה עובד
רוב תוכנות החשבוניות בנויות על טופס: נכנסים לאפליקציה, בוחרים סוג מסמך, ממלאים לקוח, שורות, מחיר ומע״מ. בעל עסק שעומד ליד לקוח, מתחת לכיור או בתוך רכב, צריך משהו אחר. הוא צריך לכתוב משפט אחד ולהמשיך לעבוד.
איך מפיקים חשבונית מהוואטסאפ, צעד אחר צעד
- שולחים הודעה. בכתב או בהודעה קולית, בשפה רגילה: למי המסמך, על מה ובכמה. אפשר לציין "כולל מע״מ" או "לפני מע״מ".
- מקבלים סיכום. המערכת מוצאת את הלקוח ברשימת הלקוחות, או פותחת לקוח חדש, ומציגה את הסכום לפני מע״מ, את המע״מ (18%) ואת הסה״כ.
- מאשרים. כותבים "כן". לפני האישור אפשר לתקן כל דבר בהודעה, למשל "תוריד ל-1,000" או "תוסיף שורה של חלקים 300".
- המסמך יוצא ללקוח. PDF חתום דיגיטלית נשלח ללקוח בוואטסאפ או במייל, עם מספר הקצאה כשהסכום מחייב אותו. אם מחברים סליקה, יש בו גם כפתור תשלום.
אילו מסמכים אפשר להפיק מהוואטסאפ?
- חשבונית מס כשהלקוח משלם אחר כך.
- חשבונית מס/קבלה כשהלקוח משלם במקום. זה מסמך אחד במקום שניים.
- קבלה, וגם קבלה על חשבונית קיימת: "קבלה על חשבונית 1042, שילם בהעברה".
- הצעת מחיר, שהופכת לחשבונית כשהלקוח מאשר: "תהפוך את ההצעה של מיכל לחשבונית".
- חשבונית זיכוי לביטול או להחזר, וגם חשבונית עסקה, הזמנה ותעודת משלוח.
- חשבונית מס ריכוזית לכמה תעודות משלוח.
עוסק פטור מפיק קבלות. עוסק מורשה וחברה בע״מ מפיקים חשבוניות מס וחשבוניות מס/קבלה. המערכת יודעת איזה סוג עסק אתם ולא תציע מסמך שאסור לכם להפיק.
הודעה קולית במקום הקלדה
אפשר להקליט: "תעשה קבלה לאבי מהמוסך, שמונה מאות שקל במזומן". ההקלטה מתומללת, והסכומים והשמות מזוהים. גם כאן מתקבל סיכום לאישור, ושום מסמך לא יוצא בלי "כן" מפורש.
מספר הקצאה: בלי להיכנס לאתר של רשות המסים
מיוני 2026, חשבונית מס מעל 5,000 ש״ח לפני מע״מ חייבת לשאת מספר הקצאה (חשבונית ישראל). אחרי חיבור חד-פעמי לאזור האישי ברשות המסים, המספר מתבקש ונכנס למסמך אוטומטית ברגע ההפקה. כשהסכום נמוך מהסף, המסמך יוצא בלי לבקש מספר. מדריך מלא למספרי הקצאה ←
קישור לתשלום באשראי, ביט, Apple Pay ו-Google Pay
מחברים מסוף סליקה (Cardcom), ומאותו רגע כל חשבונית פתוחה נשלחת ללקוח עם כפתור "לתשלום מאובטח". כשהלקוח משלם, הקבלה מופקת לבד. אפשר גם לחלק לתשלומים.
עוד דברים שעושים מאותו צ'אט
- הוצאות: מצלמים קבלה או חשבונית של ספק, והיא נקלטת ומסווגת.
- דוחות: "דוח הכנסות לאוקטובר" מגיע כ-PDF או כאקסל.
- חיפוש: "מי עוד לא שילם?", "תשלח שוב את החשבונית של דנה".
- ביטול: "תבטל את חשבונית 1047". נוצרת חשבונית זיכוי, כנדרש בחוק. מה ההבדל בין חשבונית מס לחשבונית מס/קבלה ←
כבר עובדים עם מורנינג, iCount, SUMIT או Glance?
לא חייבים לעבור. אפשר לחבר את חשבונית בצ'ט לתוכנה הקיימת, ואז המסמך מופק מהוואטסאפ אבל נרשם אצלכם בתוכנה, עם המספור שלכם. מדריכי חיבור: מורנינג · iCount · SUMIT · Glance · EZcount · רווחית.
טלגרם, אפליקציה ומחשב
אותו עוזר זמין גם בטלגרם (@chatinvoice_bot), באפליקציה ל-אייפון ול-אנדרואיד, ובדפדפן. כל המסמכים נשמרים במקום אחד, לא משנה מאיפה הם הופקו.
כמה זה עולה?
מתחילים בחינם, בלי כרטיס אשראי. המסלול המלא עולה 49 ש״ח לחודש לפני מע״מ וכולל 80 מסמכים בחודש. למי שמפיק יותר יש מסלול של 89 ש״ח ל-160 מסמכים. מסמך מעבר למכסה עולה 50 אגורות.
שאלות נפוצות
האם חשבונית שמופקת בוואטסאפ חוקית?
כן. המסמך מופק בתוכנה שרשומה ברשות המסים (מס׳ 259002), חתום דיגיטלית, עם מספור רציף, ועם מספר הקצאה כשהוא נדרש. וואטסאפ הוא רק הדרך לתת את ההוראה ולשלוח את ה-PDF.
צריך להתקין משהו?
לא. שולחים הודעה למספר של חשבונית בצ'ט בוואטסאפ, וההרשמה הראשונית נעשית בתוך השיחה. יש גם אפליקציה למי שרוצה.
מה קורה אם המערכת לא הבינה נכון?
לפני כל הפקה מוצג סיכום: לקוח, שורות, מע״מ וסה״כ. אפשר לתקן במילים, ושום מסמך לא יוצא בלי אישור מפורש.
אפשר להפיק חשבונית בוואטסאפ לעוסק פטור?
כן. לעוסק פטור מופקות קבלות. המערכת יודעת את סוג העסק ומפיקה רק מסמכים שמותר לו להפיק.
הלקוח שלי צריך וואטסאפ?
לא. המסמך נשלח בוואטסאפ או במייל, ואפשר גם לקבל קישור ולהעביר אותו בכל דרך.
מה עם מספר הקצאה בחשבוניות גבוהות?
אחרי חיבור חד-פעמי לרשות המסים, מספר ההקצאה נכנס למסמך אוטומטית כשהסכום מחייב אותו.